Zásady ochrany osobných údajov WESTech spol. s r.o.

v zmysle článku 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov v spojení so zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“) 

Účel spracovania osobných údajov je ochrana osobných údajov na úrovni ELKO Group[1] skupiny ležiaci na právnom základe definovanom na základe zásad – marketing predaj na úrovni skupiny, zabezpečenie zdrojov, finančné, administratívne a obchodné riadenie, riadenie vzťahov a obchodných aktivít so zákazníkmi a s dodávateľmi, analýza a vývoj produktov a služieb. Osobné údaje spracúvame na uvedené účely v minimálnom rozsahu tak, aby bola dodržaná zásada minimalizácie účelu spracúvania osobných údajov. 

1.Prevádzkovateľ

WESTech, spol. s r.o.

Zapísaný v Obchodnom registeri OS Bratislava I, odd.: Sro, vložka č.: 22493/B

Sídlo: Stará Vajnorská 17, 831 04 Bratislava

IČO: 35 796 111

DIČ: 2020245557

IČ DPH: SK2020245557, email: gdpr@westech.sk

(ďalej ako „WESTech, spol. s r.o.“ alebo „Prevádzkovateľ“)

Za spracovaghjvunie osobných údajov na vlastné účely na právnom základe definovanom v týchto zásadách, ako je napr. plnenie zmluvy alebo riadenie vzťahov so zákazníkmi a s dodávateľmi, sú zodpovedné jednotlivé spoločnosti skupiny ELKO Group. WESTech, spol. s r.o. môže na takéto účely spracovávať aj osobné údaje, ktoré na rovnaké účely zhromaždili iné spoločnosti v skupine.

2.Kontaktné miesto v otázke ochrany súkromia

Môžete nám kedykoľvek poslať e-mailovú správu na adresu gdpr@westech.sk, resp. nás kontaktovať prostredníctvom poštovej zásielky zaslanej na sídlo spoločnosti WESTech spol. s .r.o. nachádzajúcej v záhlaví tohto dokumentu. 

3.Dotknutá osoba a kategórie osobných údajov

Dotknutou osobou je každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje Prevádzkovateľ spracúva pri výkone svojej činnosti. Sú to najmä kontaktné osoby dodávateľov, odberateľov a zmluvných partnerov, ich štatutárni zástupcovia, prokuristi, splnomocnení zástupcovia, ich zamestnanci pri plnení ich pracovných úloh vo vzťahu k Prevádzkovateľovi, kontaktné osoby pre doručenie tovaru. Dotknuté osoby, ktorých osobné údaje sú spracúvané majú právo na prístup k osobným údajom, právo na opravu, právo na výmaz, právo na obmedzenie spracúvania, právo na presnosť osobných údajov a právo podať v zmysle čl. 77 nariadenia sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR, ak sa domnieva, že spracúvanie osobných údajov je v rozpore so zákonom alebo nariadením. 

Prevádzkovateľ spracúva nasledujúce kategórie osobných údajov:

• Identifikačné a kontaktné údaje - meno a priezvisko, adresa bydliska/sídla/doručenia, telefónne číslo, e-mail, skype/messenger kontakt, pracovné zaradenie/funkcia;
• Platobné údaje - bankové spojenie, číslo bankového účtu, údaje o kontaktných osobách zodpovedných za platobný styk, platobná história;
• Údaje, ktoré sa týkajú kontaktov a komunikácie, napr. spätná väzba a žiadosti o kontakty, e-maily, digitálne formuláre, diskusie formou chatu, zaznamenávanie telefonických hovorov;
• Údaje používateľa digitálnych služieb, napr.: registračné údaje vyžadované pri digitálnom účte ako sú používateľské meno, prezývky, heslo a akýkoľvek ďalší identifikátor, informácie o používaní služby ako je využívanie a vyhľadávanie informácií o vlastnostiach služby prostredníctvom digitálneho účtu používateľa, informácie zhromaždené pomocou súborov cookies a ďalších podobných technológií, kanál, cez ktorý používateľ k službe pristupuje (webový prehliadač, mobilný prehliadač, aplikácia), verzia prehliadača, IP adresa, identifikátor relácie, čas a trvanie relácie, rozlíšenie obrazovky a operačný systém;
• Informácie o využití našich produktov a služieb a informácie o ponúkaných a odobratých produktoch a službách;
• Údaje týkajúce sa vzájomného plnenia - najmä informácie o plnení vzájomných práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu, história nákupov/predajov;
• Údaje o kredibilite obchodného partnera - údaje o platobnej schopnosti, overenie bonity a záväzkov vo verejných registroch;
• Audiovizuálne záznamy - vyhotovené kamerovým systémom v priestoroch Prevádzkovateľa a jeho bezprostrednom okolí.

4.Pravidelné zdroje informácií

Osobné údaje sa zhromažďujú priamo od dotknutej osoby, keď sa dotknutá osoba registruje, resp. keď využíva webové stránky alebo iné služby, odosiela žiadosť o kontakt alebo informácie, resp. vypĺňa formulár, nakupuje, objednáva, uzatvára zmluvy, zúčastňuje sa akcií alebo iným spôsobom komunikuje s Prevádzkovateľom buď osobne, telefonicky alebo digitálne. Osobné údaje sa môžu aktualizovať aj z obchodných registrov, poskytnutých informácii od orgánov verejnej správy a iných dôveryhodných verejných zdrojov a registrov.

5.Právny základ spracúvania osobných údajov

• Plnenie povinností zo zmluvy medzi spoločnosťou WESTech, spol. s r.o. a jeho obchodným partnerom a/alebo dodávateľom (spoločnosťou), ako aj plnenie požiadaviek dotknutej osoby pred uzatvorením zmluvy, ako napr. požiadavky ohľadne informácií, resp. cenových ponúk, prihlásenia sa k odberu noviniek alebo objednávok.
• Oprávnený záujem Prevádzkovateľa - priamy marketing produktov a služieb smerom ku kontaktným osobám obchodných partnerov a/alebo dodávateľov.
• Oprávnený záujem Prevádzkovateľa -  ochrana práv a právom chránených záujmov spoločnosti WESTech, spol. s r.o.  pri  záznamoch vyhotovených kamerovým systémom.
• Oprávnený záujem Prevádzkovateľa - riadenie vzťahov so zákazníkmi a partnermi.
• Plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa uložených národnými právnymi predpismi.
• Súhlas dotknutej osoby s tým, že v prípade potreby sa vykoná lokalizácia dotknutej osoby, resp. že sa zhromaždia údaje o používaní internetových alebo mobilných služieb Prevádzkovateľa pomocou súborov cookies, reklamných ID, resp. ďalších podobných sledovacích technológií na účely definované v týchto zásadách.

6.Osobné údaje sa spracúvajú na nasledujúce účely:

• dodávanie tovarov, produktov a poskytovanie služieb, plnenie zmluvných a predzmluvných záväzkov;
• vytváranie, riadenie a budovanie zákazníckych, dodávateľských a ďalších účtov a vzťahov medzi Prevádzkovateľom a partnerom;
• vývoj produktov, služieb a obchodných aktivít;
• komunikácia s partnerom vrátane spätnej väzby;
• poskytovanie informácií o propagačných ponukách, novinkách, udalostiach Prevádzkovateľa;
• plnenie povinností Prevádzkovateľa v rámci všeobecne záväzných predpisov.

7.Poskytovanie a prenos údajov

Sprostredkovateľ je osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene Prevádzkovateľa (okrem zamestnancov Prevádzkovateľa). Sprostredkovateľ má so spoločnosťou WESTech, spol. s r.o. uzatvorenú Zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov. Sú to najmä externí zmluvní partneri spoločnosti WESTech, spol. s r.o. a iné spoločnosti v rámci skupiny ELKO Group, ktoré spracúvajú osobné údaje v mene spoločnosti WESTech, spol. s r.o. a podľa jeho pokynov.

Prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje externým stranám jedine, keď je to nevyhnutné na splnenie právnych a zmluvných povinností Prevádzkovateľa v minimálnom rozsahu na naplnenie účelu ich spracúvania (napr. doručenie tovaru).

Okrem uvedeného Prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje dotknutej osoby:

• spoločnostiam v rámci skupiny ELKO GROUP a externým partnerom, ktorí spravujú informačné a bezpečnostné systémy Prevádzkovateľa alebo spracúvajú údaje v mene Prevádzkovateľa za účelom poskytovania produktov a služieb Prevádzkovateľa: administrátor webových stránok, poskytovateľ serverov, hostingu, správca softwarového vybavenia, správca kamerového systému a pod.,
• tretím stranám, ktoré na základe poverenia Prevádzkovateľa konajú v jeho mene pri predaji produktov a poskytovaní služieb – napr. dopravcovia, zmluvní partneri,
• obchodným partnerom - napr. dodávateľom za účelom reportovania objemov predaja, distribútorom za účelom overenia platobnej morálky odberateľa a pod.,
• agentúram poskytujúcim analýzy kredibility a overovanie platobnej schopnosti obchodných partnerov,  agentúram na prevenciu podvodov, spoločnosti v rámci skupiny spoločností ELKO GROUP alebo tretí  poskytovatelia služieb, ktorí spracúvajú údaje v zastúpení Prevádzkovateľa za účelom boja proti korupcii, a praniu špinavých peňazí,  podvodom,
• tretím stranám, ktoré na základe poverenia Prevádzkovateľa realizujú marketingové aktivity a môžu za týmto účelom kontaktovať dotknuté osoby v mene Prevádzkovateľa,
• orgánom činným v trestnom konaní, súdom, orgánom verejnej správy a ďalším štátnym orgánom, ak je to potrebné na uplatnenie práv Prevádzkovateľa voči dotknutej  osobe alebo splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa.

Osobné údaje sa nebudú bežne prenášať mimo územia Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak je však prenos údajov mimo územia EÚ alebo EHP nevyhnutný, Prevádzkovateľ zabezpečí, že krajina, do ktorej sa budú údaje prenášať, je zo strany Európskej komisie schválená ako krajina s dostatočnou úrovňou ochrany súkromia alebo že ochrana súkromia je zabezpečená pomocou štandardných zmluvných podmienok schválených Európskou komisiou.

8.Ochrana a uchovávanie údajov

Prístup k osobným údajom majú povolené iba osoby, ktoré musia údaje spracovávať v rámci svojej pracovnej náplne, resp. iných povinností, ktoré im boli pridelené na základe pokynov nadriadeného. Digitálne údaje sú chránené firewallmi, heslami a ďalšími technickými prostriedkami, tak aby ich nebolo možné neoprávnenými osobami získať. Všetky údaje sa skladujú v uzamknutých priestoroch zabezpečených pomocou riadenia fyzického prístupu s minimálnym počtom oprávnených osôb, ktoré majú k uvedeným priestorom prístup. Likvidácia dokumentov s osobnými údajmi v papierovej forme sa zabezpečuje v pravidelných intervaloch pomocou skartovacieho zariadenia prostredníctvom oprávnených osôb. Likvidácia elektronických dokumentov sa trvalo a nenávratne odstránia zo serverového počítača. Čo sa týka oprávnených osôb tak tie boli poučené vo vzťahu k osobným údajom, tak aby všetky činnosti boli v súlade so zákonnými ustanoveniami. 

Osobné údaje sa budú uchovávať dovtedy, kým je to potrebné na vyššie uvedené účely.  Po ukončení vzťahu medzi Prevádzkovateľom a partnerom, resp. keď Prevádzkovateľ dostane informáciu o tom, že dotknutá osoba už nie je kontaktnou osobou spoločnosti WESTech, spol. s .r.o., sa osobné údaje vymažú s nasledujúcimi výnimkami:

• Údaje používateľa o digitálnych službách a údaje, ktoré sa týkajú kontaktov a komunikácie, sa uchovávajú na obdobie piatich rokov od výskytu vyššie uvedených udalostí.
• Keď je uchovávanie povolené platnými predpismi (údaje ktoré sa týkajú spoločnosti, sa nepovažujú za osobné údaje a Prevádzkovateľ ich môže uchovávať, napr. korešpondencia, objednávky, údaje o používaní produktov a služieb Prevádzkovateľa, pokiaľ ich používa osoba zastupujúca spoločnosť).

Po uplynutí doby uchovávania, alebo uplynutím vyššie uvedeného účelu sa osobné údaje vymažú, prípadne anonymizujú v súlade s príslušnými právnymi predpismi. 

9.Prístup, oprava a ďalšie práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba môže v otázkach výkonu svojich práv kontaktovať Prevádzkovateľa kedykoľvek formou písomnej žiadosti, z ktorej bude zrejmá identita dotknutej osoby a právo, o ktorého výkon žiada. Žiadosť je možné odoslať aj na e-mailovú adresu gdpr@westech.sk.

Dotknutá osoba má nasledujúce práva:

• právo na prístup k údajom – získanie potvrdenia o tom, či sa spracúvajú osobné údaje a rovnako získanie prístupu k týmto údajom, a to v rozsahu účelu a doby spracúvania, kategórie dotknutých osobných údajov, resp. okruhu príjemcov, 
• právo na opravu – nesprávnych alebo neúplných osobných údajov,
• právo na vymazanie – v prípade, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely spracúvania, v prípade odvolania úshlasu, na základe ktorého dochádzalo k spracúvaniu osobných údajov, v prípade namietania spracúvania osobných údajov, k spracúvaniu osobných údajov dochádzalo nezákonne, alebo ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou informačnej spoločnosti,
• právo na obmedzenie spracúvania – dochádza k uchovávaniu osobných údajov, ale nie k spracúvaniu, ak bola napadnutá správnosť osobných údajov, spracúvanie je protizákonné, na účely spracúvania nie sú už potrebné osobné údaje,
• právo na prenosnosť údajov – prenos osobných údajov k ďalšiemu prevádzkovateľovi v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, pokiaľ je to technicky možné a sú v súlade so zákonnými ustanoveniami. Právo na prenosnosť údajov s nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej Prevádzkovateľovi,
• právo namietať spracúvanie vašich osobných údajov – ak je právnym základom nevyhnutné splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci a spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, 
• právo napadnúť rozhodnutie Prevádzkovateľa založené na automatizovanom spracúvaní vašich osobných údajov, ktoré je spojené s právom vyjadriť k tomuto rozhodnutiu vaše stanovisko a žiadať od Prevádzkovateľa preskúmanie takéhoto rozhodnutia s ľudským zásahom.
• podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov SR - webová stránka úradu: www.dataprotection.gov.sk

Na výkon práv dotknutej osoby sa vzťahujú určité výnimky a obmedzenia, a preto ich nie je možné uplatniť vo všetkých situáciách.